キャンペーン事務局代行の費用相場と4つの選定ポイントを解説！

キャンペーンを実施する際には、応募受付・当選者管理・賞品発送・問い合わせ対応などを行う必要がありますが、これら一連の業務を支障なく運営するのは負担がかかるものです。そこで注目されているのが、キャンペーン事務局代行サービスです。
本記事では、キャンペーン事務局代行の費用相場を詳しく解説するとともに、信頼できる代行会社を選ぶための4つのポイントを紹介します。プライバシーマークやISMSなどの認証取得事業者の重要性など、個人情報管理の観点からも選び方のポイントを解説します。

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キャンペーン事務局代行とは？

キャンペーン事務局とは、企業がキャンペーンを実施する際に発生する、応募の受付～抽選～賞品発送、消費者からのお問い合わせ対応など、キャンペーンの運営に係る業務を担う事務方を指します。

商品・サービスにおける売上増加や認知拡大、新規顧客獲得において、キャンペーンは効果的なマーケティング施策とされていますが、その運営にはさまざまなリソースが必要となります。そのため、事務局代行の専門知識と運営ノウハウを持つ代行会社に依頼することで、効率的かつ効果的にキャンペーンを実施でき、企業側は、本来の業務に集中しつつも、同時に高品質なキャンペーン運営が実現できます。

 

キャンペーン事務局代行の費用相場｜料金体系を比較する

キャンペーン事務局代行サービスを導入する際、最も気になるのが費用ではないでしょうか。代行会社によって料金体系や費用相場は異なりますが、ここでは一般的な費用の目安と、比較検討する際のポイントについて解説します。

キャンペーン事務局代行の料金体系

キャンペーン事務局代行の委託は、すべての業務をまとめて依頼することはもちろんのこと、一部だけを依頼することが出来る代行会社もあります。
料金体系は主に以下の体系の場合が一般的です。

その他にも、企画立案が可能な代行会社の場合、成果報酬型（「売上が○○円増加した場合、その○%」などといった形式）を採用していることがあります。

キャンペーンが予想以上に反響を得た場合、従量課金分の追加費用が大幅に発生するケースがあるため、「応募件数が想定の2倍になった場合の追加費用はどのくらいか」「キャンペーン内容や期間の変更が生じた場合の追加費用はどうなるか」といった点を事前に確認しておくのが良いでしょう。
また、一部の業務だけ依頼する場合、自社でできる業務は内製化し、専門性が必要な業務のみを部分的に外部委託することで、コスト削減が可能ですが、複数の代行会社に分散して依頼をすると、管理コストが増加する可能性もあるため、総合的なコストを考慮する必要があります。

見積書には含まれていない「隠れコスト」がないか、支払い条件（前払い・後払い・分割払いなど）はどうなっているかなどもあわせて確認しましょう。透明性の高い料金体系を持つ会社を選ぶことで、予算オーバーのリスクを軽減できるでしょう。

 

キャンペーン事務局代行選定の4つのポイント

ここまで費用面を中心にご紹介しましたが、実際の代行会社を選ぶ際には、単に費用だけで判断するのではなく、サービス内容や品質、信頼性など多角的な視点からの比較が重要です。
ここからは、費用以外の面で重要な4つのポイントをご紹介いたします。

 

セキュリティ体制の比較｜認証取得事業者の利用で信頼性を確保する

キャンペーン事務局では、応募者の氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど多くの個人情報を取り扱います。場合によってはエンドユーザー分析のために年齢や性別等、センシティブな情報を扱うこともあり、情報漏洩のリスクは一番に避けるべきことではないかと思われます。そのため、まず確認すべきはセキュリティ体制の充実度です。

具体的な例として、以下のような認証取得状況や安全対策を取っている代行会社が一つの目安になるかと思います。

　●　プライバシーマーク（Pマーク）の取得
　　　個人情報保護に関する認証制度で、適切な管理体制が整っていることを示しています。
　　　一般財団法人日本情報経済社会推進協会「プライバシーマーク制度サイト（https://privacymark.jp/）」

　●　ISMS認証（ISO27001）の取得
　　　情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格に準拠していることを証明する認証を取得していることを示しています。

　●　物理的なセキュリティ対策
　　　入退室管理システム、監視カメラ、生体認証などによる施設のセキュリティが整っているか、在宅での作業等の有無の確認が必要です。

　●　再委託先の確認
　　　再委託する範囲とあわせて、再委託先のセキュリティ状況の確認が必要です。オフショアや在宅での対応の場合は、その特性を理解したうえで活用しましょう。

認証取得の有無は、代行会社の企業HPで確認可能なことがほとんどです。また、プライバシーマークの取得については、「Pマーク付与事業者検索（https://entity-search.jipdec.or.jp/pmark）」からも確認可能です。

個人情報や情報セキュリティに特化した認証を取得したうえで、しっかりとしたセキュリティ対策を講じている代行会社を選ぶことで、安心してキャンペーン運営を任せることができるでしょう。

 

応募チャネルの多様性｜各社の対応力を比較する

キャンペーンの応募チャネルには、Web、はがき、SNS（Instagram、X、LINEなど）、電話、FAXなどさまざまな種類があります。ターゲットとする顧客層によって最適な応募チャネルは異なるため、自社のターゲット層に合ったチャネルに対応している代行会社を選ぶことが重要です。

例えば、若年層をターゲットとする場合はSNSでの応募に強い代行会社が適しています。一方、幅広い年齢層をターゲットとする場合は、Web、はがき、電話などの複数チャネルに対応している代行会社が適しています。選定時には、単に対応チャネルの数だけでなく、各チャネルにおける対応実績を確認すると良いでしょう。

 

賞品手配の対応可否｜発送可能な賞品を確認する

キャンペーンの賞品手配と発送は、当選者の満足度に直結する重要な業務です。代行会社によって、賞品発送のみ対応している場合と、賞品そのものの手配から発送までを一括して対応可能な場合があります。
賞品手配から依頼したい場合は、以下のような点を確認するとよいでしょう。

　●　取扱可能な賞品の種類：希望賞品を取り扱っているか

　●　景品表示法の遵守：適切な賞品選定や表示方法の提案が可能か

　●　特殊な配送への対応：冷凍・冷蔵品などの特殊な配送条件が必要な賞品に対応しているか

賞品発送に関しては、梱包・発送の品質や、当選者情報の共有方法、万が一のトラブル時の対応フローなども確認しておくと安心です。

 

応募データの精度｜データ化の方法を確認する

はがき応募を含むキャンペーンの場合に限りますが、当選者への賞品発送のため、氏名や住所などの個人情報をデータ化する必要があります。そのデータ化の際、もしも誤った情報で入力してしまうと、当選者へ賞品が届かなかったり、最悪の場合個人情報が流出してしまう恐れがあります。そのため、データの入力方法や品質の担保への取り組みを確認すると良いでしょう。
データの入力方法は、以下の2種類があります。

　●　ローマ字入力（一般的なパソコンをPCを使った入力）

　●　連想入力（専用のデータ入力機を使用した特殊なコード入力）

また、品質を担保する仕組みも以下の2種類があります。

　●　ダブルエントリー／コンペア方式

　●　エントリー／ベリファイ方式

効率化のためOCRを活用している企業もありますが、一般的には「連想入力」による「エントリー／ベリファイ方式」がもっともデータの精度が高いと言われています。詳細は、過去のブログを参照いただければ幸いです。

 

 

キャンペーン事務局代行の比較で失敗しないためには？

事務局代行会社を選ぶ際の4つのポイントをご紹介しましたが、より後悔のない会社選びのために、その他のポイントについてもいくつかご紹介します。

 

過去の実績とクライアント評価を確認する

キャンペーン事務局代行会社の経験と実績は、キャンペーンの成功に大きく影響します。以下のような点を確認して、信頼できる会社を選びましょう。

　●　過去の実施事例：自社のキャンペーンと類似規模・内容の事例があるか

　●　実績年数：キャンペーン事務局運営の経験年数

　●　大手企業との取引実績：有名企業との取引があれば信頼の証となる

守秘義務の関係ですべての実績を公開できないケースもありますが、業界や規模、キャンペーンタイプなどの情報提供は可能なことがほとんどです。また、提案の際に担当者のキャンペーンに関する知識や理解度、提案内容の質を評価することも重要です。

 

サポート体制と緊急時の対応力を事前に把握する

キャンペーン実施中に予期せぬトラブルが発生することもあります。そのような緊急時に迅速かつ適切に対応できるサポート体制が整っているかどうかは非常に重要です。以下のポイントを確認しましょう。

　●　担当者の対応：問い合わせへの返信スピードや丁寧さ

　●　バックアップ体制：担当者不在時の対応フロー

　●　トラブル発生時のエスカレーションプロセス：問題発生時の報告・対応フロー

打合せの段階で、実際に緊急の要件が発生した場合、具体的にどのような対応を取っているのかを確認しておくことが大切です。

 

まとめ

キャンペーン事務局代行を選ぶ際は、費用だけでなく自社のキャンペーン目的や規模に合った代行会社を選ぶことが重要です。

　●　セキュリティ体制の充実度

　●　応募チャネルの多様性

　●　多様な賞品への発送対応力

　●　（はがきを含むキャンペーンの場合）応募者情報をデータ化する方法の確認

上記の4つの比較ポイントを念頭に置き、慎重に検討しましょう。

また、自社のニーズに合わせて最適な事業者を選ぶために、複数社から見積もりを取得し、サービス内容と費用を比較検討することも効果的です。
最終的には「キャンペーンの目的」「予算」「自社リソース」「求める専門性」を総合的に考慮し、最適なパートナーを選びましょう。そうすることで、費用対効果の高いキャンペーン運営が可能になります。

国和システムでは、はがき、WEB、SNS等チャネルを問わず、年間約40～50件のキャンペーン事務局代行をご依頼いただいております。PマークやISMSを取得し、マイナンバーを取り扱う業務委託実績もございますので、セキュリティ面に関してもご安心いただけるかと思います。

「キャンペーン事務局を立ち上げたいが、何から始めたら良いの？」
「応募～発送、問合せ窓口まで一括で対応できる委託先が見つからない…」
「キャンペーン応募の受付依頼があったが、個人情報の取り扱いに不安」

など、どのようなことでも是非一度ご相談ください。

 

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