《後編》【委託検討中の方は必見】BPOの導入手順をわかりやすく解説。業者選定のポイントも紹介
業務効率化やコスト削減が求められる中、BPOサービスの導入を検討したいが、まず何から手をつければよいのかわからないという疑問はありませんか。
今回の記事では「BPOサービスの導入手順」と「委託業者選定のポイント」をわかりやすくお伝えしていきます。
※この記事は以下のような人におすすめ！※
業務委託の前に自社でどのような準備が必要なのか知りたい。
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■目次
・まとめ
BPOサービス導入のプロセス
ここでは自社での準備と委託業者とのやり取りの大きく二つのプロセスについて説明していきます。
自社での準備
まずは、何を実現したいか明確にしましょう。コスト削減なのか、品質の向上なのか、人手不足の解決なのか。そのうえで対象の業務について棚卸します。管理者だけでなく業務にあたっている担当者までヒアリングを行い、誰がどの業務をどれだけの量・頻度で担当していて、どこまでがコア業務・ノンコア業務なのか業務委託範囲の切り分けを行い、委託対象の範囲を明らかにします。
委託業者とのやりとり
業務委託範囲がある程度固まったら、早速商談です。まずは現状の課題を委託業者へ共有し、どこまで何ができるかとメリットや付加価値を提案してもらいましょう。業務の運用に掛かる費用だけではなく、業務プロセスの構築に掛かる費用や、運用開始後のフォローアップ（定例会・改善活動）も含めた費用感を確認しましょう。
BPOサービス導入時の注意点
BPOサービス導入時の注意点として抑えておく必要のあるデメリットは、本ブログの前編記事にまとめておりますので、こちらもぜひチェックしてみてください。
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委託業者選定のポイント
BPOサービスを導入するには、信頼できる委託業者との連携が重要です。
ここでは委託業者選定の際に必要なポイントを挙げていきます。
信頼できるセキュリティ体制を整えているか
委託業者は、委託するにあたって社内の重要な情報を共有する相手です。プライバシーマークやISMSを取得している委託業者であることを確認してください。また、口頭や資料により説明を受けるだけでなく、実際の作業環境を視察することを推奨します。
過去に同様案件の実績があるか
似たような実績を持つ委託業者であれば、安心して委託できます。過去の経験をもとに良いことだけでなく、リスクも含めて提案してくれる委託業者は信頼できるといえるでしょう。
コストとクオリティのバランスを確認
たとえ格安で引き受けてくれる委託業者がいたとしても、安かろう悪かろうでは意味がありません。品質維持とのバランスが希望とマッチする委託先を選びましょう。なお、上記以外に人員体制や運用方法などの重要な確認事項を「委託業者選定チェックポイントリスト」としてまとめました。実際に委託業者を選定する際はぜひ、本リストをご活用ください。
まとめ
常に最良のパートナーとして委託前から寄り添ってくれる委託業者かどうか
今回の記事では、BPOサービス導入のプロセスや注意点について説明しました。少しはイメージがクリアになったのではないでしょうか？
社内業務の棚卸をしっかり行い、委託したい業務の明確化と委託業者との仕様構築で、お互いの目指すゴールを擦り合わせることが重要になってきます。
40年の歴史から数多くのクライアント実積を持ち、柔軟な対応で評価をいただいている弊社も皆様にピッタリな委託業者となれるよう、ご質問・ご要望・ご依頼を広くお待ちしております。
なお、「BPOサービスについてもっと詳しく知りたい！」「BPOサービスの利用を本格的に検討している」という方に向けての資料もご用意しております。
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