キャンペーン事務局とは？運営代行のメリットと委託業者選びの注意点

キャンペーン事務局をどのように利用すれば良いのか気になりますよね。キャンペーン事務局とは、自社商品の認知向上や販売促進のために実施するキャンペーンの運用面を担うバックヤードを指します。

期間限定のキャンペーンなどは社内の企画担当者が事務局を兼務することが多いのですが、意外と事務的な業務が多く、負担になりがちです。そのため裏方で行われる業務を外部委託する会社も増えてきました。

また、コロナ禍の影響もあり小売業の業績の上昇やインターネット広告市場が成長しているためWEBやSNS上で行われるデジタル・キャンペーンの注目度が高まってきています。一方ではがき等を使用したアナログ的手法は減少傾向にありますが、まだまだ需要はあります。

本記事では、キャンペーン事務局の概要や外部委託するメリットなどをご紹介するのとともに、実施するために必要な工程を細かく洗い出ししていますので、これから事務局を運営していく場合の参考になるはずです。

 

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多種多様なキャンペーン

冒頭にてWEBキャンペーン・SNSキャンペーンの注目度が高まっているとお伝えいたしました。ここではキャンペーンの種類について説明します。

オープンキャンペーン

参加条件がなく誰でも応募できるキャンペーンです。応募の条件に商品やサービスの購入を含まないことから、会社や商品の存在を知ってもらいたい企業におすすめの手法です。

効果的に実施するためには、LINEの友達追加、SNSでのシェアなどユーザーにとって手間がかからない条件を設定することが大切です。

次項のクローズドキャンペーンと違い景品表示法の適用がありませんので、金額上限のない景品を用意できるメリットがあります。

 

クローズドキャンペーン

特定の商品を購入するなどの参加条件があり、ターゲットを絞った手法です。商品の購買促進に利用され、業績向上に直接つながる施策でもあります。新規顧客の獲得、休眠顧客への訴求、既存顧客へのリピートなどを目的にしています。

また、オープンキャンペーンと違って景品の上限価格が定められており、これに違反した場合は罰則の対象となるため、景品選びには注意が必要です。(出典 : 消費者庁ウェブサイト) 

 

 

上記がキャンペーンを『参加条件』で大別したものですが、この他にも『参加方法』という観点で種類を分類することができます。その中でも代表的な手法を3つご紹介いたします。

 

 

・WEBキャンペーン

WEBフォーム上で応募を行う手法です。はがき郵送で応募の方法に比べると送料や切手の購入・投函するなどの応募者側の負担を少なくすることが期待できます。

 

・SNSキャンペーン

近年のトレンドとなっているのがSNSを使用したものです。WEBからでは到達できなかった顧客層へのアプローチに利用されます。ただし、実施には各SNSへの理解が不可欠なため、それぞれの特徴に合わせた対策を講じる必要があります。

 

・はがきキャンペーン

応募をはがきで行うものです。WEBやSNSの需要が増えていますが、はがき対応もまだまだ人気が高く有効な施策です。実施する際には、はがきを受け取る私書箱の設置やセキュリティが担保された保管場所を確保する必要があります。

 

キャンペーン事務局とはどういうもの？

冒頭でもお伝えいたしましたが、キャンペーン事務局とは、自社商品のキャンペーンイベントを実施する際に発生する様々な業務に対応するために設置する事務局のことです。

キャンペーンには、企画や商品づくりだけでなく、データ管理や商品発送、お問い合わせ対応など、イベントを支えるために裏方で行われる業務が多数存在いたします。

自社内にキャンペーン実施についての十分なノウハウがない場合、担当者への負担が過度になりかねません。自社内だけで完結しようとすると人為的ミスが起こりやすくなるため、一部を外部委託するケースも増えています。

なお、弊社が実際に対応したキャンペーン事務局の委託事例について、下記からご覧いただけますのでぜひご一読ください。

 

キャンペーンが注目される理由とは？

前述いたしましたがWEB・SNSキャンペーンへの需要はコロナの影響で日に日に高まっている傾向があります。理由としては、巣ごもり需要によるユーザーのネット通販利用の増加により、インターネットを閲覧するユーザーに対して販売促進を目的としたインターネット広告の市場規模が成長していることが影響していると考えられます。

民間の市場調査会社の調査結果によると、2020年度のインターネット広告市場規模は前年度比107.4％の2兆1,290億円まで拡大しています。

（出典：矢野経済研究所「インターネット広告市場に関する調査（2021年）」）（2021年10月28日発表）

注1.　広告主によるインターネット広告出稿額ベース
注2.　2021年度は見込み値、2022年度以降は予測値

また、2024年度のインターネット広告市場は3兆2,740億円まで拡大すると予測されています。

今後もWEB・SNSを活用したキャンペーンはより注目されていくことが予想され、弊社においてもありがたいことに多種多様なキャンペーン事務局のご相談をいただいております。

 

キャンペーン事務局委託化のメリットとデメリットとは？

キャンペーンを実施するとなると、タスクの量が負担になる、何から始めたら良いか分からないといった懸念が発生するため、はじめは外部に委託することになるでしょう。その際のメリット・デメリットを確認しておいてください。

 

メリット

・専門のノウハウが豊富にある

1つ目のメリットは、専門の委託業者にはキャンペーンをスムーズに遂行するためのノウハウが豊富であることです。自社で実施するには、多くのタスクをイチから検討しなくてはなりません。ですが、専門の委託業者なら過去の実績からすでに流れを把握していますし、サポート体制が揃っているので、最適な提案を受けることが可能です。

 

・担当者の負担軽減・業務を効率化できる

2つ目のメリットは、担当者の負担軽減になることです。ご紹介したとおり、キャンペーン実施には多くの業務が存在いたします。企画や宣伝手法など最も重要な業務に専念できるよう、データ管理やお問い合わせの対応などの事務的な業務は委託することで、担当者の負担を減らすことが期待できます。

 

・情報漏洩のリスクを軽減できる

3つ目のメリットは、個人情報の管理方法を熟知していることです。実施に伴い多数の個人情報を扱うことになります。もし情報漏洩が発覚しニュースにもなれば、会社の信頼を毀損しかねません。個人情報の管理が整っている委託業者に依頼することで、リスクを最小限に抑えることができるでしょう。

 

・キャンペーンの分析ができる

4つ目のメリットは、実施後の分析ができることです。委託業者から分析結果が貰えれば、それを元に賞品内容や応募方法、実施期間などの見直しができ、今後の企画の改善に役立ちます。

 

 

続いて専門の委託業者に依頼するデメリットも見ていきます。

 

 

デメリット

・自社にノウハウが蓄積されない

1つ目のデメリットは、自社でノウハウを蓄積できないことです。委託業者に依頼するということはその委託業者のノウハウやシステムを利用することになるため、ノウハウは委託業者側に蓄積されていきます。自社で同じシステムを導入しようとすると、コストがかかり人手・知識不足で使いこなすことが困難になるかもしれません。

対策としては、業務の丸投げでなく、委託業者の業務を監督していくことです。担当者がキャンペーンの全体を把握し、委託業者に何を任せているかを細かく理解できれば、その委託業者の良し悪しの判断もできるようになるはずです。

 

・委託業者の良し悪しがわからない

2つ目のデメリットは、依頼してみないと委託業者の良し悪しを判断することができないことです。複数の委託業者に依頼しながら良し悪しを判断するのも一つの方法ですが、できればはじめから良い委託業者に依頼したいですよね。そのような場合は無料相談を受けてみるのが良いでしょう。

無料相談では実績のある会社かどうか、自社に合った提案をしてくれる会社かどうかを確認すると良いでしょう。

 

キャンペーンを実施するにあたっての業務内容

キャンペーンを実施するにあたり、主なものでは以下の多くのプロセスが発生いたします。細かく分解していますが、大きく企画業務と事務業務に分かれています。

企画業務

▪市場分析・調査
▪キャンペーン企画・立案
▪キャンペーン応募規約の策定
▪キャンペーン投稿・広告および宣伝活動
▪応募ハガキのデザイン
▪応募サイトのデザイン

 

事務業務

▪事務局設置（電話、私書箱、ブースの設置）
▪運用マニュアル製作
▪FAQ作成
▪応募ハガキの印刷・配布
▪応募サイトの作成・設置
▪キャンペーン賞品の準備
▪お問い合わせ応対（電話・メール・チャット・SNS）
▪応募受付（ハガキ・WEB・SNS）
▪集計および応募状況の報告
▪当選者抽選・選考
▪当選者への連絡・個人情報の取得(はがきの場合はデータ化が必要)
▪商品梱包・発送
▪個人情報の破棄

 

準備には手間がかかり、すべての工程を自社のみで対応しようとすると社内リソースではカバーしきれないケースが多々あります。特に手間がかかる裏方部分は自社担当者の大きな負担となり、メイン業務への支障にもなりかねません。

負担のかかる裏方で取り組む業務を外部委託して、キャンペーンの企画や手法検討など、より重要な業務へリソースを集中できる環境を整えましょう。

 

キャンペーン事務局の委託業者を選定する際のポイント

キャンペーン事務局の委託業者の選び方を解説いたします。

 

ノウハウのある会社か

選び方の1つ目は、ノウハウのある会社かを確認すること。具体的な確認事項は、業務実績です。業務実績は主なものであればホームページで紹介されていることが多いので 探してみましょう。

 

セキュリティ面が信頼できる会社か

個人情報を取り扱い、管理しますのでプライバシーマークを認証取得していることは必須でしょう。プライバシーマークとは、日本情報経済社会推進協会が個人情報を適切に取り扱う委託業者として認定していることを示すマークです。（参照：プライバシーマーク「一般社団法人 日本情報経済社会推進協会」）

また、個人情報を含む企業全体の情報資産が保護対象となるISMS認証を取得した会社だとより安心して依頼できるはずです。ISMSとは情報セキュリティマネジメントシステムの略で、認証を受けた企業が国際規格に沿ったセキュリティ体制の強化に取り組んでいることを示しています。

 

対応可能な業務範囲が広い会社か

キャンペーンにより事務業務の内容は異なります。必要な業務をトータルサポートしてくれる委託業者を選ぶようにしましょう。

外注化が必要な業務はどこからどこまでなのか、あらかじめ切り出す業務について、無料相談などで直接お問い合わせしてみるのが良いでしょう。

上記のように確認が必要な事項を「委託業者選定チェックポイントリスト」としてまとめました。実際に委託業者を選定する際はぜひ、本リストをご活用ください。

 

まとめ

キャンペーン事務局についてまとめます。

• • ・キャンペーン事務局とは、自社商品の認知向上や販売促進のために実施するキャンペーンの運用面を担うバックヤードのこと
    

 

• • ・キャンペーン事務局の委託化のメリットは、自社担当者の負担を軽減でき、重要な業務へリソースを集中できることや個人情報の管理を依頼できること

 

• ・キャンペーン事務局委託業者の選定ポイントは、多様化するさまざまなキャンペーンに対応できるノウハウ・実績がありセキュリティ面が信頼できること

 

株式会社国和システムは1982年の創業以来BPOの分野で多くのノウハウを蓄積してきました。BPOとはBusiness Process Outsourcingの略で、自社業務の一連のプロセスを外部の業者へ委託することです。
自社の人材をメイン業務に専念させるため、裏方で行われる業務の外部委託をぜひご検討ください。皆様からのご相談を心よりお待ちしております。

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