大手飲料メーカー様が企画されたクローズドキャンペーンの事務局実施にかかるご相談をいただきました。
各市町村の特産品を認知・使用する機会を創出するため、数十か所の市町村それぞれの特産品を賞品としたキャンペーンの実施を検討されていましたが、
・多種多様な賞品の調達・発送
・様々な賞品を取り扱うため、多数の応募が見込まれる
上記の特徴がある事務局運営についてスピーディーに対応する必要があり、クライアントでの対応は負担が大きかったため、類似ケースの実績があった当社にて、各市町村ごとの賞品選定と調達を含めたキャンペーン事務局を一括管理することになりました。
▶キャンペーンの実施において、数十か所の商工会及び製造元への企画趣旨の説明や、商品の在庫確認・納品時期の調整等の連絡が煩雑であるが、企画スケジュールに遅延を及ぼすことなく実施したい。
▶賞品の種別や仕入先が多く、業者間の連携が煩雑であるが、スピード感をもった対応をしたい。
コールセンターを活用した賞品手配と情報の一括管理によるスピーディーな対応
まず当社のコールセンターより数十か所の商工会にキャンペーンの趣旨を説明し、ピックアップした賞品を特産品として扱うことへの承諾をいただきました。そのうえで、各特産品の製造元へ在庫確認や納期調整を行い、各市町村の特産品手配を約2週間で完了いたしました。
そのほか、キャンペーン応募受付～抽選～梱包・賞品発送までを当社にて一括で管理したことで、当社と業者間でのスムーズな情報連携が可能となり、確認や調整、エンドユーザーからのお問い合わせ対応についてスピーディーな対応を実現いたしました。
また、賞品発送時にはこれまでのノウハウを活かし、賞品サイズや保存環境の異なるアイテムにも柔軟かつ正確に対応いたしました。
当社で賞品調達～事務局代行まで一括管理したことでクライアントの業務負荷70％軽減
各市町村の賞品選定～調達において、コールセンターを用いたことで調整・交渉が短期間で集中的に行えたため、計画に遅延なく円滑にキャンペーンを進めることができました。
業者との調整や事務局対応についても当社で請け負うことにより、クライアントの業務が簡易化・簡略化し、業務負担の軽減を実現いたしました。
